Objetivos: En su calidad de gerente necesitará saber de qué manera organiza los datos para acceder fácilmente a ellos y utilizarlos. Al terminar de leer este capítulo podrá contestar las preguntas siguientes:
1. ¿Por qué la empresa tiene problemas para encontrar la información que necesita en sus sistemas de información?
2. ¿Cómo puede ayudar un sistema de administración e bases de datos a que las empresas mejoren la organización de su información?
3. ¿Cómo impactan los principales tipos de modelos de bases de datos la manera en que las empresas pueden acceder a la información y utilizarla?
4. ¿Cuáles son los requisitos administrativos y organizacionales de un entorno de bases de datos?
5 ¿Qué nuevas herramientas y tecnologías pueden hacer más accesibles y útiles las bases de datos?
El Consejo De Turismo De Singapur Aprende A Administrar Sus Datos.
El Consejo de Turismo (STB, por sus siglas en inglés) recaba, almacena y analiza los datos de los visitantes a Singapur. Computadoras mainframe capturan y procesan los datos de los visitantes que arriban a ese país para generar informes mensuales y anuales. Conforme se incrementaba la creciente popularidad de Singapur como un popular punto de destino mundial de negocios y de turismo, el departamento de sistemas de información del Consejo de Turismo no podía satisfacer la demanda del gobierno de Singapur de una información estadística más precisa y oportuna. El consejo utilizaba sistemas de almacenamiento y administración obsoletos en los cuales los datos se guardaban en archivos y formatos distintos que no estaban integrados. Era difícil y tomaba mucho tiempo consolidar lo datos provenientes de fuentes tan distintas. Los usuarios finales no podían crear fácilmente informes específicos en sus formatos preferidos.
Patrick Lau Chen Chai, director de información del Consejo de Turismo de Singapur, inicio un proyecto para crear un potente depósito central de datos provenientes del turismo que fuera fácilmente accesible para todos los sistemas estadísticos clave así para las demás necesidades del consejo y de la industria. Con el aval la dirección general, el grupo de Lau construyó un almacén de datos llamado AIMS (sistema automatizado de administración de información), el cual se apoya en la base de datos de Oracle y corre en computadoras servidores Sun y Siemens. El sistema utiliza una arquitectura cliente/servidor de tres niveles de modo que la potencia de procesamiento se puede distribuir equitativamente entre los usuarios de PCs el servidor de aplicaciones y el servidor de bases de datos. Para analizar los datos de almacén, Lau selecciono herramientas de computer associates , entre ellas software de análisis de InfoPumb, InfoBea-con, InfoReports y WebBeacon.InfoBea-con es una herramienta analítica en línea para analizar y presentar los datos en un formato multidimensional que permite al consejo de turismo generar en diversas dimensiones la información requerida.
AIMS nació en abril de 1999. El almacén dio la posibilidad al STB de producir sus informes con mucha mayor eficiencia y rapidez, ahorcándole un total de 550 días – hombre que se empleaban en producir informes, y un total de 546 días – hombre que se invertían en dar servicio a los requerimientos de información específicos de varios departamentos del consejo. Ahora, el STB puede obtener información sobre los visitantes en un lapso de tres días posteriores a su arribo a Singapur.
Retos Para La Administración
La experiencia del consejo de turismo de Singapur ilustra en qué medida depende el uso efectivo de la información de la manera en que se almacena organiza y accede a los datos. Una trasmisión adecuada de la información no depende solamente de las cantidades de hardware y software de cómputo sino también de la habilidad de la organización para administrar los datos como un recurso importante. La incapacidad del consejo de turismo para integrar los datos del visitante dio como resultado procesos ineficientes de elaboración de informes que deterioraron el desempeño organizacional. El manejo eficiente de los datos ha sido un aspecto muy problemático para las organizaciones. De aquí se derivan 2 retos.
1. Obstáculos organizacionales para un entorno de base de datos. Implementar una base de datos requiere un cambio organizacional general en el rol de la información (y de los gerentes de la información), en la asignación de poder en los niveles directivos, en la propiedad y compartición de la información y en los patrones de orden organizacional. Un sistema de administración de base de datos (DBMS) desafía las estructuras de poder existentes en una organización y por esa razón con frecuencia genera una resistencia política. En un entorno tradicional de archivos, cada departamento construía archivos y programas para satisfacer sus necesidades específicas. Ahora, con una base de datos, los archivos y programas se deben construir tomando en cuenta el interés de toda la organización en los datos. Aunque la organización haya gastado dinero en hardware y software necesarios para un entorno de base de datos, tal vez no obtenga los beneficios que debiera si no está dispuesta a hacer los cambios organizacionales requeridos.
2. Integrar y garantizar la calidad de los datos. El cambio a un entorno de base de datos puede ser un proceso largo y costoso. Además del costo del software del sistema de administración de base de datos, (DBMS), del hardware relacionado y del modelado de datos, las organizaciones deben prevenir fuertes gastos para integrar, fusionar y estandarizar sus datos para que residan en una base de datos que pueda dar servicio a toda la compañía. Con frecuencia, las organizaciones deben consumir un tiempo considerable en fusionar, limpiar y estandarizar los datos que poblaran su base de datos para eliminar inconsistencias, redundancias y errores que suelen surgir cuando diferentes áreas funcionales almacenan y conservan datos que se superponen.
En este capítulo se examinan los requisitos administrativos, organizacionales y tecnológicos para administrar los datos como un recurso. Las organizaciones necesitan administrar sus activos de datos con mucho cuidado para asegurarse de que todos los gerentes y empleados tengan un fácil acceso a tales datos. En primer lugar se describen los retos típicos a que se enfrentan las empresas cuando tratan de acceder a la información utilizando tecnologías tradicionales de administración de archivos. Luego se describe la tecnología de los sistemas de administración de base de datos, los cuales pueden superar muchos de los inconvenientes de la administración tradicional de archivos y proporcionar la integración de la información en todos los ámbitos de la empresa que requieren las aplicaciones de la empresa digital. Se incluye una explicación de los requisitos administrativos y organizacionales para implementar con éxito un entorno de base de datos.
