Un sistema efectivo de información da a los usuarios información oportuna, exacta e importante. Esta información se almacena en archivos de computadora. Cuando los archivos se ordenan y conservan adecuadamente, los usuarios pueden acceder y recuperar con facilidad la información que necesitan. Unos archivos bien administrados, ordenados con todo cuidado, facilitan la obtención de datos para la toma de decisiones empresariales, mientras que unos archivos administrados con descuido conducen a un caos en el procesamiento de datos, costos altos, un pobre desempeño y muy poca, si acaso, flexibilidad. A pesar de utilizar hardware y software de muy buena calidad, muchas organizaciones tienen sistemas e información ineficientes a causa de una administración de archivos negligente. En esta sección se describen los métodos tradicionales que han utilizado las organizaciones para ordenar datos en archivos de computadora. También se analizan los problemas relacionados con estos métodos.
Términos Y Conceptos De La Organización De Archivos
Un sistema de computo organiza los datos en una jerarquía que empieza con bits y bytes y avanza a campos, registros, archivos y bases de datos (véase la figura 7-1). Un bit representa la unidad más
Problemas Con El Entorno Tradicional De Archivos
En la mayoría de las organizaciones, los sistemas tendían a crecer de manera independiente y sin ajustarse a un plan grande. Cada área funcional tendía a desarrollar sistemas de manera separada de las demás áreas funcionales. Contabilidad, finanzas, manufacturera, recursos humanos y ventas y marketing desarrollaban sus propios sistemas y archivos de datos. La figura 7-3 ilustra el enfoque tradicional de procesamientos de la información.
Desde luego, para operar, cada aplicación requería sus propios archivos y su propio programa de cómputo. Por ejemplo, el área funcional de recursos humanos puede contar con un archivo maestro de personal, un archivo nomina, un archivo de seguros médicos, un archivo de pensión, un archivo de listas de correo y así hasta decenas, tal vez cientos, de archivos y programas que ya existían. En la compañía como un todo, este proceso conducía a múltiples archivos maestros creados, conservados y operados por divisiones o departamentos separados. Conforme este proceso continua de 5 a 10 años, la organización se encuentra con una carga de programas y aplicaciones y nadie sabe que hacen, que datos emplean, ni quien está utilizando los datos. Los problemas resultantes son redundancia de datos, depequeña de datos que puede manejar una computadora. Un grupo de bits, llamado byte, representa un carácter, el cual puede ser una letra, un número u otro símbolo. Una agrupación de caracteres en una palabra, un grupo de palabras o un número completo (como el nombre o la edad de una persona) se llama campo. Un grupo de campos relacionados, como el nombre de un estudiante, el curso que toma, la fecha y el grado, conforma un registro; un grupo de registros del mismo tipo se le llama archivo. Por ejemplo en la figura 7-1, los registros de un estudiante podrían construir un archivo en curso. Un grupo de archivos relacionados forma una base de datos. El archivo de curso del estudiante que se ilustra en la figura 7-1 se podría agrupar con otros archivos en los antecedentes personales y financieros de los estudiantes para crear una base de datos de estudiantes.
Un registro describe una entidad. Una entidad es una persona, lugar, cosa o evento sobre el que se conserva información. Un pedido es una entidad típica en un archivo de pedidos de ventas, el cual conserva información de los pedidos de ventas de una empresa. Cada característica o cualidad que describe a una entidad se le llama atributo. Por ejemplo, numero de pedido, fecha de pedido, cantidad pedida, numero de artículo y cantidad de artículos, serian un atributo de la entidad pedido. Los valores específicos que pueden tener estos atributos se pueden fundar en los campos del registro que describe la entidad pedido (véase la figura 7-2).
Cada registro en un archivo debe contener al menos un campo que identifique únicamente las instancias de ese registro para poder recupera, actualizar o clasificar el registro. Este campo identificador se llama campo clave. Un ejemplo de un campo clave es el número de pedido para el registro de pedido que se ilustra en la figura 7-2 o un número de empleado o el número de seguro social para el registro personal (que contiene datos del empleado como nombre, edad, dirección, puesto, etcétera) pendencia de programas, inflexibilidad, una pobre seguridad de datos y la incapacidad de compartir datos entre aplicaciones.
Redundancia De Datos Y Confusión
La redundancia de datos es la presencia de datos duplicados en múltiples archivos de datos. La redundancia de datos ocurre cuando diferentes divisiones, áreas funcionales y grupos de una organización recolectan de manera independiente la misma pieza de información. Puesto que se recolecta y mantiene en tantos lugares diferentes, el mismo elemento de datos como empleado, año fiscal o código de identificación de producto podría tener significados diferentes en las diferentes partes de la organización. Sistemas de diferentes podrían utilizar nombres diferentes para el mismo elemento. Por ejemplo, las ventas, el inventario y los sistemas de manufactura de un detallista de ropa podrían usar códigos diferentes para representar el tamaño de una prenda. Un sistema podría representar el tamaño de la prenda como “extra grande”, en tanto que otra podría utilizar el código XL, con el mismo propósito. La confusión resultante dificultaría que las compañías crearan una administración de las relaciones con el cliente, una administración de la cadena de abastecimiento y sistemas empresariales que integran los datos desde fuentes diferentes.
Dependencia De Datos Del Programa
La dependencia de datos del programa es la estrecha relación entre los datos almacenados en archivos y los programas específicos que se requieren para actualizar y mantener esos archivos. Todo programa tradicional de cómputo tiene que describir la ubicación y naturaleza de los datos con que trabaja. En un entorno tradicional de archivos, cualquier cambio en los datos requiere un cambio en todos los programas que tienen acceso a los datos. Por ejemplo, los cambios en las tasas impositivas en la longitud del código postal requieren cambios en los programas. Implementar tales cambios de programación en programas que requieren los datos modificados puede costar millones de dólares.
Carencia De Flexibilidad
Un sistema tradicional de archivos puede enviar informes programados de rutina después de extensos esfuerzos de programación, pero no puede transmitir informes ad hoc o responder de manera oportuna a requerimientos imprevistos de información. La información requerida por las solicitudes ad hoc esta en algún lugar del sistema pero es demasiado costoso recuperarla. Varios programadores tienen que trabajar durante semanas para reunir en un nuevo archivo los elementos de los datos requeridos.
Seguridad Escasa
Dado que hay poco control o administración de datos, acceso y la dispersión de la información pueden quedar fuera de control. Es posible que la administración no tenga forma de saber quien este teniendo acceso a los datos de la organización, o incluso modificándolos.
Carencia De Compartición Y Disponibilidad De Datos
La carencia de control sobre el acceso a los dato en este entorno confuso no ayuda a la gente a obtener información. Puesto que las piezas de información que están en archivos y parte de la organización diferentes no se pueden relacionar entre sí, es prácticamente imposible que la información se comparta o se tenga acceso a ella de manera oportuna. La información no puede fluir libremente a través de las distintas áreas funcionales o partes de la organización.